Handelsregister – Checkliste

1. Ist die Eintragung notwendig?

Prüfen Sie zunächst, ob eine Eintragung in das Handelsregister für Ihr Unternehmen notwendig ist (s. Handelsregister); Hilfestellung bietet Ihnen die IHK. Falls nicht, überlegen Sie, ob eine freiwillige Eintragung für Sie in Betracht kommt.

2. Firmierung

Überlegen Sie sich, unter welcher Firmierung (Unternehmensbezeichnung) Sie tätig sein möchten. Kontaktieren Sie die IHK, um die Zulässigkeit des Namens zu überprüfen.

3. Notarielle Beglaubigungen

Für den Eintrag Ihres Unternehmens in das Handelsregister ist i.d.R. die notarielle Beglaubigung einer Reihe von Dokumenten notwendig. So muss auf jeden Fall der Antrag auf Eintragung ins Handelsregister notariell beglaubigt werden. Suchen Sie daher vor Eintragung Ihres Unternehmens einen Notar Ihres Vertrauens auf.

4. Notwendige Angaben / Dokumente

Rechtsform	Angaben / Dokumente
*Personengesellschaften (Abteilung A, Handelsregister)*
Einzelkaufmann	Angaben: Firmenname und Rechtsform Sitz / Niederlassung Name, Vorname, Geburtsdatum u. Wohnort des Kaufmanns Geschäftszweig Erteilung von Prokura Dokumente: Notariell beglaubigte Namensunterschrift
oHG	Angaben: Firmenname und Rechtsform Zeitpunkt des Beginns der Gesellschaft Sitz / Niederlassung Name, Vorname, Geburtsdatum u. Wohnort jedes Gesellschafters Geschäftszweig Erteilung von Prokura Dokumente: Notariell beglaubigte Namensunterschrift der vertretungsberechtigten Gesellschafter
KG	Anmeldung durch alle Gesellschafter beim Registergericht Angaben: Firmenname und Rechtsform Zeitpunkt des Beginns der Gesellschaft Sitz / Niederlassung Name, Vorname, Geburtsdatum u. Wohnort jedes Gesellschafters Name, Vorname, Geburtsdatum u. Wohnort der Kommanditisten Betrag der Einlage jedes Kommanditisten Geschäftszweig Erteilung von Prokura Dokumente: Notariell beglaubigte Namensunterschrift der vertretungsberechtigten Gesellschafter
*Kapitalgesellschaften (Abteilung B, Handelsregister)*
GmbH	Anmeldung durch (alle) Geschätsführer Angaben: Firmenname Sitz der Gesellschaft Gegenstand des Unternehmens Höhe des Stammkapitals Datum des Gesellschaftervertrages Personalien der Geschäftsführer und Vertretungsbefugnis für das Unternehmen Dokumente: Gesellschaftsvertrag Liste der Gesellschafter mit Namen und Anschrift sowie der Höhe der eingebrachten Stammeinlage Versicherung, dass die Stammeinlagen zur freien Verfügung des Geschäftsführers stehen Versicherung des Geschäftsführers, dass seiner Tätigkeit keine rechtlichen Hindernisse entgegenstehen Bei Sacheinlagen: Sachgründungsbericht
AG	Anmeldung durch alle Gründer, die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrates Angaben: Unterschrift der Vorstandsmitglieder wird beim Registergericht hinterlegt Firmenname Sitz der Gesellschaft Gegenstand des Unternehmens Höhe des Grundkapitals Datum der Feststellung der Satzung Falls festgelegt: Dauer der Gesellschaft Personalien der Vorstandsmitglieder und ihre Vertretungsbefugnis Dokumente: Satzung der Gesellschaft Urkunde über die Feststellung der Satzung und Übernahme der Aktien Urkunden über die Bestellung von Vorstand und Aufsichtsrat Gründungsbericht Prüfungsberichte des Vorstands, des Aufsichtsrates und des Gründungsprüfers Erklärung, dass auf jede Aktie der eingeforderte Betrag eingezahlt ist und dem Vorstand zur freien Verfügung steht Versicherung der Vorstandsmitglieder, dass ihrer Tätigkeit keine rechtlichen Hindernisse entgegenstehen Bei Sacheinlagen: Nachweis, dass diese vollständig eingebracht sind
*Zweigniederlassungen inländischer Unternehmen*
oHG, KG	Anmeldung der Zweigniederlassung beim Registergericht der Hauptniederlassung Angaben: wie für die Muttergesellschaft
GmbH	Eintragung der Niederlassung erfolgt durch die Geschäftsführer beim Gericht der Niederlassung Angaben: wie für die Muttergesellschaft Dokumente Gesellschaftervertrag Liste der Gesellschafter
AG	Eintragung beim Gericht der Hauptniederlassung durch den Vorstand Angaben: wie für die Muttergesellschaft Dokumente: notariell beglaubigte Abschrift der Gesellschaftssatzung
*Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmen* (Da die Rechtsformen von Unternehmen in anderen Staaten teilweise erheblich vom deutschen System abweichen, können in Einzelfällen besondere Dokumente notwendig sein. Erkundigen Sie sich daher vorab bei der deutschen Auslandshandelskammer in Ihrem Land oder der deutschen konsularischen Vertretung.)
Personen- gesellschaften	Die Zweigniederlassung einer ausländischen Personengesellschaft muss am zuständigen Gericht der Zweigniederlassung angemeldet werden. Dabei müssen die gleichen Angaben und Dokumente eingericht werden, wie bei inländischen Unternehmen.
GmbH	Die Anmeldung der Niederlassung einer ausländischen GmbH erfolgt durch den Geschäftsführer in Begleitung eines Notars. Sie erfolgt bei dem Gericht, in dessen Bezirk die Zweigniederlassung ihren Sitz haben wird. Angaben: Zur Muttergesellschaft Handelsregister (sofern vorhanden) Rechtsform der Gesellschaft Firma und Sitz der Gesellschaft Gegenstand des Unternehmens Höhe des Stammkapitals Datum des Gesellschaftervertrages Personalien der Geschäftsführer und ihre Vertretungsbefugnisse Befristung der Gesellschaft Zur Zweigniederlassung Firma, falls abweichend von der Muttergesellschaft Anschrift der Niederlassung Gegenstand der Tätigkeit Höhe des Stammkapitals Datum des Gesellschaftervertrags Personalien der Geschäftsführer und Umfang der Vertretungsbefugnis Befristung der Gesellschaft Dokumente: Nachweis über das Bestehen der Muttergesellschaft (i.d.R. beglaubigter Auszug des Handelsregistereintrags) notariell beglaubigte Kopie des Gesellschaftervertrages und beglaubigte Übersetzung in die deutsche Sprache notariell beglaubigte Unterschriften der Geschäftsführer
AG	Die Anmeldung der Niederlassung einer ausländischen AG erfolgt durch den Vorstand in Begleitung eines Notars. Sie erfolgt bei dem Gericht, in dessen Bezirk die Zweignierlassung ihren Sitz haben wird. Angaben: Zur Muttergesellschaft Handelsregister (sofern vorhanden) Rechtsform der Gesellschaft Firma und Sitz der Gesellschaft Gegenstand des Unternehmens Höhe des Stammkapitals und Zerlegung in Aktien Art der Aktien Zahl der Vorstandsmitglieder Zusammensetzung des Vorstands Form der Bekanntmachung der Gesellschaft Zur Zweigniederlassung Firma, falls abweichend von der Muttergesellschaft Anschrift der Niederlassung Gegenstand der Tätigkeit Höhe des Stammkapitals Datum des Gesellschaftervertrags Personalien des Vorstands und Umfang der Vertretungsbefugnis Befristung der Gesellschaft Dokumente: Nachweis über das Bestehen der Muttergesellschaft (i.d.R. beglaubigter Auszug des Handelsregistereintrags) notariell beglaubigte Kopie der Satzung und beglaubigte Übersetzung in die deutsche Sprache notariell beglaubigte Unterschriften des Vorstand

5. Kosten

Für die Eintragung Ihres Unternehmens in das Handelsregister fallen eine Reihe von Kosten an: Gebühren des Registergerichts, Notarkosten, evtl. Anwaltskosten, evtl. Übersetzungskosten, Bekanntmachung.

Die Gebühren des Registergerichts richten sich grundsätzlich nach der Höhe des Geschäftswertes. In der Vergangenheit führte dies teilweise zu unverhältnismäßig hohen Belastungen der Unternehmen. Mittlerweile ist gerichtlich entschieden worden, dass diese Praxis dem europäischen Recht widerspricht und die Gebühren nicht den realen Bearbeitungsaufwand übersteigen dürfen. Die maximale Gebühr beträgt derzeit € 1.557.-. je nach Geschäftswert verringert sich diese Gebühr.

Für die Tätigkeit Ihres Notars fallen mindestens die Gebühren für die Beglaubigung der Anmeldung an. Je nach Rechtsform und den benötigten Dokumenten fallen weitere Gebühren an. Auch diese richten sich grundsätzlich nach dem Geschäftswert des Unternehmens, sind aber ebenfalls nach oben begrenzt.

Sofern Sie eine Gesellschaft in das Register eintragen möchten, ist i.d.R. vorab die Konsultation eines Rechtsanwaltes zur Ausgestaltung des Gesellschaftervertrages notwendig. Die Anwaltsgebühren sind abhängig von Umfang und Art der Beratung.

Ausländische Unternehmen müssen zusätzlich Übersetzungskosten für beizubringende Dokumente und Nachweise einkalkulieren.

Schließlich müssen Sie noch die Kosten für die Veröffentlichung (s. 6) Ihres Eintrags in der Presse berücksichtigen. Diese Kosten sind abhängig vom Umfang des Eintrags (im Wortlaut).

6. Veröffentlichung

Der exakte Wortlaut Ihres Handelsregistereintrags muss veröffentlicht werden: im Bundesanzeiger sowie mindestens einer weiteren Tageszeitung.

7. Handelsregisterauszug

Nach erfolgter Eintragung in das Handelsregister sollten Sie beim Gericht einen Auszug Ihres Eintrags beantragen. Diesen benötigen Sie spätestens bei der Gewerbeanmeldung.